Nguyên
tắc 7C
Checklist hoàn hảo cho cuộc giao tiếp hiệu quả
Mục
lục nội dung:
1. Clear - Rõ ràng
2. Concise – Ngắn gọn
3. Concrete – Cụ thể
4. Correct – Chính xác
5. Coherent – Mạch lạc, chặt
chẽ
6. Complete – Hoàn chỉnh
7. Courteous – Lịch sự
Lời kết
Kỹ
năng giao tiếp là một kỹ năng quan trọng. Để thành công, bạn phải là một
người giao tiếp hiệu quả. Không phải ai cũng may mắn có được một khả năng giao tiếp
nhanh nhạy, linh hoạt. Nguyên tắc 7C được xem là quy tắc vàng giúp bạn nhận biết
và phát triển kỹ giao tiếp tiếp của bản thân. Chúng ta cùng phân tích
checklist sau đây để có cái nhìn sâu sắc hơn về nguyên tắc này.
Dù là
dân làm tự do, làm việc từ xa hay trực tiếp trải nghiệm teamwork, bạn cũng
không cần e ngại khi nắm bắt tốt nguyên tắc 7C.
1. Clear – Rõ ràng
Giao
tiếp được thể hiện dưới nhiều hình thức khác nhau. Một buổi họp nhóm, buổi phỏng
vấn, viết email, bài thuyết trình, báo cáo,… Nhưng dù cho nội dung là gì, bạn cần
phải làm rõ cho người tiếp nhận thông điệp hiểu những điều bạn đang nói; mục
tiêu của nó ra sao. Nếu không, cuộc giao tiếp ấy đã thất bại ngay từ những
bước đi đầu tiên.
Hãy
nói ngắn gọn, trình bày vấn đề đúng trọng tâm. Nội dung cần được
cô đọng, súc tích, tránh dàn trải. Mọi thứ chỉ cần có điểm nhấn
(on-point). Đặc biệt, nếu là những nội dung về khoa học chuyên ngành, bạn cần đảm
bảo cấu trúc nội dung và tính logic.
Tuy
vậy, tính dễ hiểu vẫn là tiêu chí đầu tiên cần được được thỏa
mãn. Nếu đi quá xa so với giới hạn phạm vi/định hướng nội dụng ban đầu, bạn
sẽ đánh mất sự chú ý của người nghe chỉ sau 2 phút hoặc thậm chí nhanh hơn.
2. Concise – Ngắn gọn
Để đảm
bảo cuộc giao tiếp diễn ra hiệu quả, hãy tập trung vào nội dung quan trọng.
Đừng
“chém gió” với những ngôn từ thừa thải. Khi bạn cố “cuốn hút” người nghe bằng
những lời nói dài dòng, không có nội dung, bạn càng chứng tỏ bản thân là người
thiếu khả năng phân tích và đánh giá. Chưa kể, việc nói quá nhiều cũng khiến
bạn dễ bị gán mác “nói thì dễ hơn làm” (easier said than done). Đừng để sự
thiếu sót về kỹ năng (dù bạn không cố tình) khiến bạn trở thành tâm điểm của những
cuộc bàn luận không tích cực.
Một
điểm đáng lưu ý bạn cần lưu tâm, hãy hạn chế sử dụng các những từ không cần
thiết; thể hiện sự mơ hồ: có vẻ như là, hình như, ý em là. Việc chú trọng
đến tính ngắn gọn sẽ giúp bạn chọn lọc những nội dung hữu ích, thật sự mang lại
giá trị cho cuộc hội thoại. Đồng thời, bạn sẽ tránh được những nội dung
trùng lặp. Từ đó, cuộc giao tiếp được duy trì một cách tốt hơn.
3. Concrete – Cụ thể
Tính
cụ thể là một điều quan trọng khi giao tiếp.
Bạn
không thể nói liên hoàn các câu chuyện, đó là cách liên kết thiếu hiệu quả. Hơn
hết, đừng áp đặt tính chung hóa (hiêu ứng đám đông tiêu cực) lên mọi vấn đề. Đó
là cảm nhận chủ quan của chính bạn. Nó sẽ làm bạn mất điểm đối với người tiếp
nhận thông tin.
Lưu
ý, bạn nên sử dụng những nguồn dữ liệu có độ chính xác cao. Càng cụ
thể hóa, nội dung của bạn càng được làm rõ và dễ hiểu hơn. Giao tiếp hiệu quả
trước tiên phải đúng, phải chuẩn, phải thật gãy gọn. Dù cho bạn nói,
bạn viết, bạn sử dụng ngôn ngữ hình thể (body language),… vẫn phải đảm bảo các
tiêu chí về tính cụ thể.
4. Correct – Chính xác
Giao
tiếp chuyên nghiệp không cho phép nói những gì sai sự thật.
Vì
thế, trước khi quyết định truyền tải một điều gì đó, bạn cần ghi nhớ: Kiểm
tra, kiểm tra và kiểm tra… thông tin ấy có chính xác hay chưa. Hoặc nếu
trong trường hợp không chắc chắn về nó, bạn không nên nói ra.
Tất
nhiên, tính chính xác rất quan trọng. Tuy vậy, hãy ứng biến linh hoạt
trong một vài trường hợp. Nếu một từ chuyên ngành đối với đối phương quá
khó hiểu, bạn có thể giải thích cho họ. Sử dụng các từ ngữ đồng nghĩa, từ
toàn dân; các ví dụ nhằm mô tả sinh động, trực quan để người nghe có thể nắm
bắt nội dung bạn muốn đề cập. Đó là trường hợp bạn hiểu về thuật ngữ. Còn nếu
không hãy cân nhắc trước khi giao tiếp bất cứ điều gì.
5. Coherent – Mạch lạc, chặt chẽ
Thiếu
tính liên kết, không chặt chẽ về nội dung; thậm chí tổ chức nội dung cũng không
có sự logic, đây là những biểu hiện của sự thiếu mạch lạc, chặt chẽ.
Tính
mạch lạc thật sự rất quan trọng. Và sự logic chính là biểu hiện phản
ánh tính mạch lạc rõ ràng nhất. Cuộc hội thoại sẽ vô nghĩa nếu bạn nói những thứ
không liên đến nhau. Hoặc đơn giản, những gì bạn nói sẽ trở nên lộn xộn, không
có định hướng. Người nghe sẽ đánh giá không tốt về kỹ năng của bạn. Do vậy, hãy
thật sự tỉnh táo trong việc xác định nội dung, sắp xếp các ý tưởng để việc fiao
tiếp không bị cản trở.
6. Complete – Hoàn chỉnh
Liệu
rằng các thông tin bạn cung cấp, mục đích bạn giao tiếp; những phản ứng hay
hành động bạn mong muốn từ người nghe là gì (call-to-action) đã đầy đủ
chưa?
Đừng
giao tiếp nửa vời, lưng lửng, hời hợt,… Hãy nói hết nội dung bạn muốn truyền tải
để người nghe nhận biết các thông tin. Đó là cơ sở dữ liệu quan trọng để họ biết
cách phản hồi và thực hiện những gì tiếp theo. Cung cấp cho người nghe đầy đủ
các thông tin để họ dễ dàng nắm bắt thông điệp của bạn.
Có
như thế, cuộc giao tiếp mới thật sự thành công khi tính đa chiều thể hiện
qua các phản hồi hợp tác được thực hiện.
7. Courteous – Lịch sự
Đây
là mẹo cuối trong 7 điều quan trọng hình thành nên nguyên tắc 7C. Giao tiếp
không thể hiệu quả nếu bạn chỉ quan tâm đến nội dung và cách thức truyền tải.
Tính
lịch sự là một yếu tố cần thiết giúp cho cuộc giao tiếp của bạn trở nên chuyên
nghiệp. Có thể bạn có những thiếu sót trong cách thức truyền tải nội dung.
Nhưng đổi lại, bạn có một thái độ chân thành, giọng điệu hay khi giao tiếp,
cách dùng từ ngữ rất khéo léo, phù hợp với từng chủ đề, đối tượng giao tiếp thì
bạn vẫn được đánh giá tốt.
Đừng
dùng những từ ngữ thiếu tinh tế, sắc thái tiêu cực,… điều đó ảnh hưởng đến
chất lượng cuộc giao tiếp của bạn.
Lời kết
Mỗi
ngày bạn đều giao tiếp! Thông qua bài viết phân tích về nguyên tắc 7C,
chúng tôi hi vọng bạn có thể đánh giá được mức độ giao tiếp thành
công của bản thân. Từ đó lập kế hoạch rèn luyện để việc giao tiếp trở nên
tốt hơn. Hãy để giao tiếp không còn là nỗi lo! Chủ động, tự tin và kiên trì các
bạn nhé!
(Nguồn:
TopDev.vn; Tổng hợp: Hiếu Lê, 03/05/2021;
Nguyen tac 7C - giao tiep hieu qua.pdf)